Kiedy w naszej firmie pojawił się temat RODO, wielu z nas wzruszało ramionami. „To tylko formalność” – mówiliśmy. Przez pierwsze miesiące radziliśmy sobie sami. Regulaminy, klauzule, zgody – coś tam wdrożyliśmy. Nikt nie miał jednak czasu, by naprawdę się tym zająć. Aż do dnia, gdy dostaliśmy pismo z Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Nieprzyjemna niespodzianka
Pismo dotyczyło jednego z naszych formularzy kontaktowych. Ktoś zgłosił, że nie zawierał on obowiązkowej klauzuli informacyjnej. Sprawa wydawała się błaha, ale dla urzędników była poważna. Groziła nam kara. I wtedy uświadomiliśmy sobie, że funkcja Inspektora Ochrony Danych to nie jest „papierowy” obowiązek.
Co zrobiliśmy?
Zaczęliśmy szukać kogoś, kto pomoże nam raz na zawsze uporządkować temat ochrony danych osobowych. Nie chcieliśmy zatrudniać nowej osoby – nasza firma to 30-osobowy zespół, nie mamy działu prawnego. Znaleźliśmy więc usługę: outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych.
Na czym polegał outsourcing IOD?
W praktyce – podpisaliśmy umowę z zewnętrznym specjalistą, który:
-
przeprowadził audyt danych,
-
przygotował wymagane procedury i dokumenty,
-
sprawdził zgodność systemów IT,
-
przeszkolił nasz zespół,
-
przejął kontakt z UODO i poprowadził sprawę.
W ciągu kilku tygodni nie tylko uniknęliśmy kary, ale też zyskaliśmy coś znacznie cenniejszego – spokój.
Dlaczego outsourcing IOD to dobre rozwiązanie?
– Bo działa od razu
Nie musisz szkolić pracownika ani tworzyć nowego stanowiska. Ekspert od razu przystępuje do pracy.
– Bo to się opłaca
Dla małych i średnich firm outsourcing jest znacznie tańszy niż etat.
– Bo masz kogo zapytać
Zamiast zgadywać, masz kogoś, kto zna się na ochronie danych i doradzi w razie problemów.
– Bo nie ryzykujesz
Zewnętrzny IOD zna najnowsze przepisy, praktyki urzędów i sposoby na unikanie błędów.
Podsumowanie
Dziś nie wyobrażamy sobie działania bez wsparcia specjalisty. Dzięki temu, że zdecydowaliśmy się na outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych, mamy uporządkowane procedury, zgodność z RODO i – co najważniejsze – pewność, że nic nas nie zaskoczy.
Jeśli prowadzisz firmę i temat danych osobowych nadal odkładasz na później – nie rób tego. Lepiej zapobiegać, niż tłumaczyć się przed urzędem. Outsourcing IOD to jedno z tych rozwiązań, które naprawdę się sprawdzają.